Como realizar uma auditoria interna

No blog Tax Group, já explicamos as diferenças entre auditoria interna e externa. Trata-se de processos complementares, que auxiliam a empresa na sua estratégia de Compliance Tributário, subsidiando gestores para a assertiva tomada de decisão. Enquanto a auditoria externa é realizada por profissional fora do quadro da empresa, com formação em contabilidade e registro nos órgãos e institutos que regulam a profissão, a auditoria interna é feita por um colaborador, que pode ter formação multidisciplinar.

A auditoria interna é um processo importante, que busca fazer uma avaliação sobre os processos e regimentos internos da organização. É um apoio para a gerência da empresa, apontando as falhas e pontos fracos na operação e identificando os gaps que podem afetar a produtividade.

Muitas empresas, porém, ficam em dúvida sobre como efetivamente realizar a auditoria interna. Por isso, hoje trouxemos algumas diretrizes que podem ser seguidas para esse processo. Não se trata de uma fórmula ou de uma receita, mas de sugestões para que a auditoria seja adequada à empresa de forma sustentável e eficaz.

Cultura organizacional

O primeiro passo é trabalhar a cultura organizacional. Se a empresa não possui o hábito de realização de auditorias, pode parecer estranho aos colaboradores um colega avaliar seus desempenhos e reportar falhas para o chefe. Para evitar inconvenientes, os gestores, os profissionais de recursos humanos e a comunicação interna devem elaborar campanhas para que o processo seja internalizado e para que os funcionários não vejam a prática como uma ameaça, mas como uma maneira de fortalecer a empresa.

Planejamento

Outro ponto essencial é a preparação para a realização da auditoria. O grupo interno designado para realizar a auditoria interna deve ser preparado, treinado e deve participar da estratégia de elaboração da auditoria.

É importante que o objetivo da auditoria esteja claro: adequação a algum padrão de qualidade, aumento da produtividade, localização de gaps... Isso deve estar alinhado para que o processo seja elaborado considerando os mínimos detalhes, de suma importância para o resultado.

Não deixe de elaborar um cronograma, incluindo todos os prazos e etapas do trabalho, designando responsáveis para cada tarefa. Isso auxilia no controle, não sobrecarrega os auditores e garante que haverá tempo hábil para tudo que deve, ser realizado.

Checklists

Os checklists serão utilizados pelo auditor ao longo do processo e vão auxiliar na verificação  e adequação dos setores. Nesse aspecto, é importante ter em mente que formulários prontos podem não ser adequados à realidade da empresa e às necessidades da auditoria. O ideal é que o auditor e seus responsáveis formulem checklists personalizados, que sejam pertinentes para responder às perguntas pertinentes à auditoria.

Uma das vantagens da auditoria interna é que os realizadores conhecem de perto todos os processos da empresa. E que isso seja usado a seu favor.

Realização da auditoria

Para a realização da auditoria, deve ser reservado tempo hábil de acordo com o porte da empresa. Os auditores precisam ter acesso a todos os processos, setores e funcionários, a fim de que possa identificar tudo que seja relevante para seu relatório final. A postura do auditor é essencial para a eficácia do projeto: deve ser totalmente  imparcial e estritamente profissional.

Relatório final e análise

Todos os resultados da auditoria devem ser compilados em um relatório final, que servirá como ferramenta para a cúpula estratégica da empresa. Os resultados podem ser apresentados também em forma de reunião, para discutir detalhes importantes do processo.

É interessante que os funcionários recebam um feedback e que haja clareza no processo. Os dados são ricos e podem servir para otimizar a produtividade da empresa e corrigir gaps. A auditoria deve ser retomada com frequência periódica, definida a partir da estratégia, e é importante realizar um acompanhamento e um plano de ação para que as melhorias sejam efetivamente implantadas.

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