O que é assinatura digital e como ela traz mais rapidez ao dia a dia de advogados e profissionais

A desburocratização proporcionada pela adoção da assinatura digital é uma verdadeira aliada dos brasileiros 

A assinatura digital parece que é um bicho de 7 cabeças, mas é mais simples do que você imagina. Receber um documento, garantir que ele seja assinado por todas as partes envolvidas, se deslocar até o cartório e reconhecer firma. Essa é a rotina de muitos trabalhadores brasileiros que ainda não conhecem o que é assinatura digital. 

Embora o ato de assinar um papel seja simples na teoria, na prática, todo o processo envolvido no reconhecimento jurídico de uma assinatura é moroso, especialmente com os efeitos da pandemia – e nem sempre o advogado, seu cliente ou a Justiça podem esperar. 

Alguns setores já aderiram à transformação digital como forma de agilizar seus processos. O uso da assinatura eletrônica quanto da digital foram acelerada na pandemia no do novo Coronovavírus (Covid-19), mas já vinha sendo adotada há anos, em especial a partir da chamada Lei da Liberdade Econômica, sancionada em 2019, que ajudou a reduzir a burocracia com a digitalização de documentos públicos, carteira de trabalho e substituição do eSocial, entre outras medidas. 

A assinatura digital surfa na onda dessas novidades – embora tenha sido regulamentada juntamente com a certificação digital, em 2001 – e auxilia advogados e outros profissionais a dar mais agilidade para os negócios e atividades laborais.

O que é a assinatura digital

Para compreender o que é assinatura digital, é preciso dizer que essa tecnologia equivale a uma assinatura de próprio punho, que nada mais é que uma modalidade de assinatura eletrônica que utiliza certificado digital, com valor de uma assinatura com firma reconhecida em cartório, porém, totalmente feita via desktop, tablet ou smartphone.

Seu funcionamento consiste em utilizar a criptografia de chaves assimétricas e vincular o certificado digital emitido por uma instituição oficial (Autoridade Certificadora) ao documento eletrônico que está sendo assinado digitalmente, conferindo integridade e autenticidade ao processo. 

A assinatura digital no Brasil só foi possível graças à criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) no ano de 2001. A partir desse acontecimento, as assinaturas digitais em documentos eletrônicos passaram a ter validade jurídica em todo território brasileiro e, com esta modalidade de assinatura, substituem totalmente a versão em papel.

Hoje, uma ampla gama de documentos já pode ser assinada digitalmente, nos mais diversos setores, como, por exemplo:

• Jurídico: além de ser aceita pela OAB, a assinatura digital no meio jurídico pode ser incluída para firmar contratos eletrônicos, assinar petições e documentos de processos judiciais, bem como procurações, entre outros.  
• Imobiliárias: é o setor que tradicionalmente mais sofre com a papelada. Já é possível autenticar vistorias de imóveis e fechar contratos de locação. As averbações de compra e venda de imóveis ainda necessitam de idas ao cartório.
• Condomínios: no setor, arquivos como atas de reunião, cobranças, guias e circulares internos também podem ser agilizados com o auxílio da tecnologia. As administradoras de condomínios podem, inclusive, requisitar que os condomínios administrados por elas assinem documentos e contratos eletrônicos com fornecedores e funcionários. 
• Órgãos públicos: cada vez mais órgãos públicos estão aderindo à opção. A partir dela, atos e transações com um ente público têm validade ampla e irrestrita no país. 
• Serviços: as prestadoras de serviço têm como base o fechamento de contratos para sua atuação. Com a assinatura digital, essas empresas podem otimizar praticamente todas as assinaturas.

Benefícios da assinatura digital 

A principal vantagem em aderir à desburocratização permitida pela assinatura digital é, de fato, a agilidade e otimização nos processos. 

A coleta de assinaturas digitais acontecem de forma muito mais rápida do que no papel, pois os documentos são eletrônicos, compartilhados via Internet, e podem ser assinados à distância de qualquer lugar, sem necessidade dos Correios e transportadoras, bem como de idas ao cartório para autenticação da firma. 

A cultura paperless também representa uma significativa redução de custos operacionais, especialmente quando falamos em materiais de escritório, deslocamentos e taxas de cartório. Isso representa um impacto positivo também para a sustentabilidade. 

Além disso, dar preferência a documentos eletrônicos facilita a organização, fluxo de trabalho e monitoramento de prazos, um ponto extra para os advogados e seus clientes. Também há um menor risco de perdas e extravio de documentos. 

Como os documentos assinados digitalmente – desde que utilizado certificado digital emitido pela ICP-Brasil – têm a mesma validade jurídica que aqueles em papel com firma reconhecida nos tabelionatos e ofícios de registro, não é preciso se preocupar: caso seja contestada juridicamente, há presunção de legalidade na assinatura digital. 

Depois de entender o que é assinatura digital, será muito mais simples optar pela sua adoção e desfrutar de seus benefícios. Clique aqui e conheça a Plataforma de Assinaturas Juristas Signer e comece a assinar digitalmente.

*Artigo escrito em coautoria com Carolina Peres.