Administrando a banca: Como reembolsar despesas

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Por Carlos César Simões*

Não apenas os honorários advocatícios são essenciais para as bancas de advocacia, a busca por receber as despesas desembolsadas também são muito importantes. Seja um escritório pequeno ou grande, essas entradas de capital fazem muito bem para a saúde financeira do empreendimento.

A busca por uma boa gestão e uma governança eficiente nos escritórios vem cada dia mais sendo discutida e estudada. Não é de hoje que todos os advogados são bombardeados com e-mails de empresas de software buscando concretizar essa teoria que o escritório de advocacia deve ser gerido como uma empresa, claro que cada área tem sua peculiaridade, mas essa é uma verdade no mundo jurídico.

A performance jurídica de um escritório é seu cartão principal, falar sobre isso é chover no molhado, mas quando essa performance vem acompanhada de uma boa gestão no geral fica claro para o cliente que ali há o selo de qualidade e de organização de um grande escritório.

Colegas, essa fama não deve e nem pode ser apenas para escritórios gigantes, a pasta de despesa e sua organização é tão importante quando a pasta do caso/processo. Temos que ter todas as notas devidamente guardadas, com o maior número de informações disponíveis.

Essas informações são a base da confiança que vai continuar além da relação jurídica. Por isso, essa pasta tem que se tornar em um relatório de despesa e espelhar a realidade processual e jurídica que foi confiada. E para isso precisamos de um pouco de disciplina e organização, além de criarmos uma rotina de cobrança para facilitar o fluxo de trabalho e todo o desenvolvimento destes recebimentos.

Assim, seguem algumas dicas que considero importantes para que a cobrança das despesas ou reembolso de despesas não se torne uma dor de cabeça, ou venha a desgastar a relação entre advogado e cliente:

1 – Tenha notas e comprovantes de todas as despesas. Se possível, junte a um formulário onde conste os dados do cliente, o numero de sua pasta ou processo, a data da despesa realizada e do se trata aquela despesa.

2 – Junte todas essas despesas em ordem de data.

3 – Crie um número para essa cobrança. Por exemplo: Nota de Despesas 0001, Nota de Viagem 0002; coloque os dados bancários para reembolso ou emita boleto, facilite o pagamento ao máximo; e calcule tudo rigorosamente para que não exista erros.

4 – Faça o relatório com todas essas informações e, se conseguir (aqui vai uma dica) atualize o último andamento processual, essa carta/e-mail terá duplo sentido: I – informar do andamento ou posição processual atual, II – cobrar as despesas gastas ou prestar contas do seu trabalho de maneira mais leve.

5 – Se você tem um software para registrar esses custos, mande o acompanhamento do relatório do seu sistema. Isso ajuda os departamentos jurídicos e financeiros e também o cliente que é criterioso e gosta de conferir tudo. Ter o arquivo das despesas em PDF é importante para otimizar tempo gastos com correios etc.

6 – Caso o cliente tenha dúvida, temos obrigação ética de explicar detalhadamente o que se refere cada despesa que consta do relatório de cobrança de honorários.

Destaco que essa rotina simples pode trazer resultados financeiros importantes ao seu escritório, basta organizar a pasta de despesa de acordo com o cliente. A negativa de pagamento ocorre em primeiro lugar quando o relatório de cobrança de despesa não é claro ou não passa confiança das despesas contidas nele. Fuja disso se organize tenha uma rotina de cobrança de despesas, tenho certeza que  vai dar certo.

Estamos no terceiro mês do ano, diz a lenda brasileira que o ano só começa após o carnaval, então se organize agora para não ter prejuízos com “notinhas” de despesas lavadas no terno e bolso de calças ou perdidas no fundo da bolsa e carros.

*Carlos César Simões é Advogado e Gestor Jurídico. Tem especialização em gestão legal de escritório pela FVG, em gestão contábil pela FAAP. É membro Sociedade Brasileira de Governança Corporativa e  participa da comissão de sociedade de advogados da OAB-SP.