5 passos para organizar o financeiro de um escritório de advocacia

Por Sandrival Matos*

Sabemos muito bem que o Advogado, por ter uma receita volátil - recebendo em alguns meses e deixando de receber em outros -, precisa de um bom planejamento financeiro para manter seu escritório em ótima saúde financeira. Neste artigo vamos te ensinar 5 passos para organizar seu escritório de advocacia e poder colocar em prática outros planos, como o crescimento do escritório, participar de cursos e seminários, ter as merecidas férias ou até mesmo para dormir tranquilamente. Vamos aos passos?

1. Separar movimentação do escritório da Pessoa Física

Este é o maior pecado que a maioria dos advogados cometem. E não tem jeito, misturar as finanças pessoais com as do escritório é a receita infalível para o fracasso. Organizar o financeiro do escritório de advocacia requer, antes de tudo, uma mudança de mentalidade. Entender que ser um empreendedor é o primeiro passo para o Advogado se dar bem nessa jornada.

E um Empreendedor não busca o caminho mais fácil, mas aquele que vai levá-lo, de fato, do ponto A ao ponto B. Misturar as finanças pessoais com a do escritório não garante ao Doutor o sucesso do escritório. Por quê? Porque fica tudo mais confuso, os controles, o limite de gastos, quanto realmente recebeu, entre tantas outras variáveis. O que tenho visto é que muitos advogados sequer sabem ao certo quanto recebem mês e mês e a esmagadora maioria não sabe, por exemplo, quanto retirou do escritório no último mês. Então separe as coisas, use controles separados da Pessoa Física e do escritório e o caminho ficará mais fácil para ser percorrido. E mesmo parecendo que vai dar um trabalhão, fique tranquilo pois com a ferramenta certa vai dar tudo certo.

1. Organizar informações dentro de um sistema que mostre o fluxo de caixa

Tentar guardar na cabeça as informações não é uma decisão sábia. "Jogar" tudo no Excel não passa de um alívio momentâneo. O que funciona mesmo é incluir as informações financeiras (recebimentos e pagamentos futuros, dar baixa nos que já aconteceram) em um sistema confiável, que agregue tudo de forma simples e rápida, sem tomar tanto tempo do Doutor. E sabe para que? Para que você possa dedicar seu tempo ao que mais importa: advogar! Um sistema que é muito fácil de usar e que é um SaaS (Software as a Service, ou sistema como um serviço), no qual você paga uma mensalidade para utilizar, sem a necessidade de comprar uma licença cara e que, muitas vezes, tem funcionalidades que não vai utilizar, é o ContaAzul, que é equipado com inteligência artificial, buscando automaticamente as informações bancárias e fazendo um crivo inicial que você dependeria de ter alguém treinado em finanças para que pudesse fazer, além de ser muito intuitivo. Ah, e aquele papo de "privacidade" dos dados bancários? Cá entre nós, essa é só uma desculpa para não utilizar tecnologia! Se funciona para tantos outros assuntos porque com a gestão do seu escritório não funcionaria? E sejamos francos: a Receita Federal já tem muito das informações bancárias antes de você checar seu extrato.

1. Estipular percentual de reserva mensal

Não conheço nenhum tipo de negócio que vá em frente sem dinheiro! Querendo ou não, a única forma de expandir seu escritório, atender outras áreas ou até mesmo abrir uma filial em outra cidade, será investindo. Essa é a atitude que separa homens de meninos na hora de gerir uma empresa (sim, seu escritório é uma empresa!). Estipule um percentual da receita (seja ela mensal ou esporádica) para compor uma reserva contingencial e para futuros investimentos. Comece com pouco (5%, por exemplo) e vá aumentando gradativamente. O importante é dedicar uma parte das receitas do seu escritório para o futuro dele. Se você tem funcionários, esta reserva precisa ser de, pelo menos, a provisão mensal de 13º Salário, 1/3 de Férias e demais encargos que não são pagos mensalmente mas em algum momento do ano você terá que pagar. Isso é saúde financeira! Ninguém gosta de doença, não é mesmo? E carregar sintomas mês após mês só vai distanciar da cura. Então comece agora mesmo a fazer sua reserva (mesmo que pareça impossível, acredite, não é).

1. Prospectar contratos mensais

Para mitigar o risco de ficar sem rendimentos em alguns meses do ano, a solução é buscar por contratos que paguem valores mensais. Isto requer inovar a forma de atuação do escritório, buscando por clientes que se interessem em contar com um apoio jurídico constante. Para isto é necessário vender os benefícios deste formato, enaltecendo a redução de litígios e reduzindo o tempo de resolução de pendências.

1. Monitorar semanalmente as informações

"O que não é medido, não é gerenciado" (William Edwards Deming)

Agora que já organizou tudo em um único local, onde é possível acompanhar e analisar as informações inseridas, é hora de ficar de olho no que está acontecendo no seu escritório. Gere os relatórios semanalmente (os dois mais importantes são: fluxo de caixa realizado e fluxo de caixa projetado) e organize-se para evitar contratempos financeiros nas próximas semanas. Aqueles gastos que ficaram além do esperado precisam de uma atenção especial. Identifique o que pode ter ocasionado estes gastos e estanque a saída de recursos nas próximas semanas.

Agora você está conseguindo organizar o financeiro do escritório de advocacia. Não é o caminho mais fácil, porque não ter controle algum é tentador mas não te leva a lugar algum. Com os controles que vai aplicar agora no seu escritório será possível ter muito mais produtividade, porque este assunto não vai ficar mais pendente na sua cabeça. Aproveite a evolução do seu escritório, Doutor! Deixe nos comentários o que mais deu certo para você aí.

*Sandrival Matos é Contador, Pós-Graduado em Administração de Empresas pela FGV e CEO da eQuality Contabilidade, especializada em Contabilidade para Advogados. Também é o responsável pelo canal no Youtube que leva seu nome, com mais de 200 vídeos, 8 mil inscritos e 700 mil visualizações. Dedica-se a ajudar os pequenos empreendimentos e profissionais liberais do Brasil a terem sucesso.