Quando um conceito é muito fácil de se definir, tenho por hábito fazer o caminho do pensamento inverso, ou seja, estudar o que ele não é. Parece que essa máxima cabe perfeitamente aqui. Afinal, entender o que uma ata de reunião não é pode ser tão importante quanto saber o que ela deve conter. As atas de reunião têm um propósito específico e devem ser redigidas com certas diretrizes em mente. Aqui estão alguns aspectos que uma ata de reunião não deve incluir:
1. Não é um Relato Detalhado ou Transcrição Literal: Uma ata de reunião não é uma transcrição palavra por palavra do que foi dito durante a reunião. Em vez disso, deve capturar os pontos principais, decisões e ações acordadas de maneira concisa.
2. Não Deve Conter Opiniões Pessoais ou Discussões Informais: A ata não é o local para expressar opiniões pessoais ou incluir discussões informais que ocorreram durante a reunião. Deve ser um registro objetivo e impessoal das decisões e discussões oficiais.
3. Não é um Resumo de Documentos ou Apresentações: Evite incluir resumos detalhados de documentos ou apresentações que foram parte da reunião. Em vez disso, registre apenas quais documentos foram apresentados ou discutidos, sem entrar em detalhes sobre seu conteúdo.
4. Não é um Registro de Votação Individual: A ata não deve incluir como cada indivíduo votou, a menos que isso seja uma solicitação formal do conselho ou da diretoria. O foco deve estar no resultado da votação e nas decisões tomadas, e não em quem votou como.
5. Não é um Documento para Discussões Detalhadas: Detalhes excessivos das discussões, especialmente se forem de natureza pessoal ou ideológica, não devem ser incluídos. A ata deve se concentrar nas decisões e ações, mantendo-se impessoal e objetiva.
6. Não é um Registro de Comentários Informais ou Conversas Paralelas: Qualquer conversa paralela ou informal que ocorra durante a reunião, mas que não faça parte da discussão oficial ou do processo de decisão, não deve ser incluída nas atas.
7. Não é um Diário ou Log Pessoal: As atas de reunião são documentos oficiais e não devem ser tratadas como diários pessoais ou logs de atividades individuais. Elas devem refletir o consenso e as ações do grupo como um todo.
Manter essas diretrizes em mente ao redigir atas de reunião ajuda a garantir que o documento seja um registro claro, conciso e profissional das deliberações e decisões tomadas durante a reunião.
REFERÊNCIAS:
ANJOS, Gustavo. Ata de Reunião de Diretoria e Conselhos: Tutorial e modelo para baixar. Disponível em <https://welcome.atlasgov.com/blog/governanca/atas-de-reuniao-passo-a-passo-modelo/ >. Acesso em 12/2023.
CANVA TEAM. Como redigir atas de reuniões: Como fazer, modelos e dicas. Disponível em <https://www.canva.com/pt_br/documentos/atas-reuniao/ >. Acesso em 12/2023
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