5 dicas para um escritório de sucesso em 2017

A concorrência no mercado jurídico tem crescido a cada dia, com tantos cursos de Direito disponíveis para graduação. Por este motivo, todo advogado que se preze procura por soluções que colocarão seu escritório de advocacia em uma posição de destaque, com vantagem competitiva.

No desejo de contribuir para que nossos leitores alcancem seus sonhos e objetivos, preparamos um checklist com 5 dicas para um escritório de sucesso em 2017!

Ter uma boa gestão administrativa e financeira

Para administrar um escritório, é preciso encará-lo como qualquer outro empreendimento. É interessante que se defina um plano de negócios, um planejamento que defina os objetivos do escritório. “Onde quero chegar” e “o que fazer para alcançar esse patamar” são perguntas que devem nortear a escrita desse plano, que também precisa conter:

• Planos e previsões financeiras;
• Análises de mercado;
• Simulações de cenários;
• Avaliação de estratégias;
• Rotinas operacionais (marketing, gestão de processos, operacionais).
• Dentro dessa gestão administrativa e financeira, é importante contar com profissionais habilitados para esse tipo de gerenciamento. Serão eles os responsáveis pelo fluxo de caixa (entradas e saídas, período de abrangência etc.), que costuma conferir dificuldade aos advogados, uma vez que há indefinição do momento do ganho. Isso porque os ganhos, em maior medida, provêm do sucesso das ações judiciais, que variam enormemente dada a morosidade do poder judiciário no Brasil.

Investir em tecnologia e segurança da informação

Aperfeiçoar o trabalho dos profissionais e gerir com segurança as informações do negócio. A utilização da tecnologia e da segurança da informação permeiam as atividades jurídicas, principalmente depois do advento do PJe. O investimento nessa área tornou-se obrigatório, e o gestor de um escritório de advocacia por optar por terceirizar tais serviços, o que costuma reduzir custos, ou contar com um profissional de TI exclusivo.

O investimento em segurança e tecnologia da informação pode envolver:

• Certificado digital: utilizado obrigatoriamente por todos os usuários do PJe, o certificado facilita também a emissão de nota fiscal eletrônica.
• Servidores: planejamento de servidores, sistemas operacionais, otimização de aplicações etc.;
• Redes sem fio (wireless);
• Rede local: confere maior estabilidade no uso dos sistemas, permitindo a troca de informações entre funcionários e clientes com mais facilidade;
• Segurança e suporte: instalação de antivírus e firewalls, controle e gerenciamento da internet, backup de arquivos, gerenciamento de riscos, acesso remoto à rede da empresa e segurança da informação.
• Manter uma boa equipe profissional

Nem só de advogados vive um escritório de sucesso. Profissionais bem treinados e qualificados, desde as atividades operacionais e administrativas até as atividades-fim, elevam o nível do serviço prestado, em qualquer setor de atuação. Um bom treinamento evita o gasto de recursos (humanos e financeiros) desnecessários. Um advogado mediador e conciliador, por exemplo, consegue resolver um processo sem litigar na justiça.

Além do bom treinamento, é preciso considerar a especialidade e a formação dos integrantes da equipe. Cada qual deve ser responsável por sua área, para exercer com maestria sua função. Obviamente, isso não quer dizer que não possam sair de sua zona de conforto, sugerindo soluções em outras áreas. Pelo contrário, a proatividade contribui para o planejamento estratégico e pode aumentar a rentabilidade do escritório.

Por fim, mais uma dica sobre a equipe profissional de um escritório promissor: a personalidade do profissional deve se adequar à missão, aos valores e aos objetivos do escritório. No tocante aos advogados, é fundamental se manter fiel à ética e aos princípios estabelecidos pela OAB, com o fim de evitar processos desnecessários nos Tribunais de Ética e Disciplina.

Investir em marketing

Construir e consolidar a imagem profissional do escritório para atrair mais clientes. Todo escritório que deseje adquirir uma vantagem competitiva deve investir em ações de marketing para atingir esses objetivos.

É muito comum que, em épocas de crise, os negócios deixem de investir em publicidade, o que é um erro crasso. Muitas agências de comunicação e de consultorias de marketing atuam em diversos formatos (convencional ou inbound marketing, digital ou físico), com planos de atuação e custos adequados para qualquer tipo de negócio.

O investimento em publicidade abrange vários tipos de ações:

• Criação de identidade visual: desenvolvimento da marca/logotipo e sua aplicação em material publicitário;
• Criação de sites e blogs: fortalecem a marca para clientes potenciais ou consolidados, fornecedores e outros profissionais;
• Inserção de conteúdo em sites e revistas especializadas: contribui para aumentar a credibilidade do negócio.

Porém, é preciso respeitar as limitações previstas no Código de Ética e Disciplina para o marketing jurídico. Como exemplos de limites, citamos: não é permitida a publicidade através de rádio ou televisão; os logotipos devem ser compatíveis com a sobriedade da Advocacia; é proibida a divulgação dos serviços de advocacia em conjunto com outra atividade.

Prezar pelo bom relacionamento com cliente

O cliente é a chave para o sucesso de qualquer empreendimento, e ter uma boa relação com eles é fundamental para fidelizá-lo e garantir possíveis indicações. Para os escritórios com muitos clientes, é interessante ter um profissional específico apenas para lidar com eles, tratando-os com atenção e respeito.

Cada pessoa que procura por um escritório de advocacia, tem uma questão jurídica para decidir, o que causa apreensão e aflição. Para recebê-la de forma atenciosa, é preciso demonstrar interesse e empatia pelo problema que apresenta, sempre por meio de uma comunicação objetiva e clara. A partir do momento em que ela se torna cliente, é preciso mantê-lo informado sobre o decorrer do processo, administrando as expectativas naturais que surgem.

Como o tempo do advogado é escasso, estar muito disponível para atender o cliente é complicado. Para que ele se sinta acolhido, o escritório pode utilizar o CRM (Costumer Relatioship Manager), que é uma ferramenta específica para o relacionamento com o cliente, que permite a centralização dos dados sobre o ele e sua causa, desde o atendimento e o acompanhamento do processo até a cobrança dos honorários.

Lembre-se sempre de que, para fidelizar clientes, é preciso estreitar o relacionamento com eles. Para isso, utilize sites, e-mails, blogs e mídias sociais. Que tal enviar um cartão de fim de ano ou de aniversário?

Networking

A construção da cartela de clientes passa pelas indicações iniciais que o escritório consegue e, para isso, é preciso criar e consolidar uma boa rede de contatos. As relações de trabalho não podem ser forçadas, mas deve-se criar oportunidades para que sejam construídas.

Lembra-se das relações profissionais com as pessoas que fizeram parte do seu curso de graduação? Colegas de faculdade e de estágio, professores, mentores, todas essas relações devem ser cultivadas, uma vez que, em muitos casos, as indicações do seu escritório virão delas.

Além deles, é possível ampliar sua rede participando de cursos, palestras e eventos sociais da classe profissional. É uma boa oportunidade para encontrar e conhecer nomes consolidados do mercado jurídico e profissionais da sua área.

Tem alguma dica para compartilhar que pode garantir um escritório de sucesso em 2017? Comente abaixo e troquemos experiências!