Em poucas semanas, a pandemia do novo Coronavírus (Covid-19) transformou o trabalho externo de “agradável de ter” para “necessário” - e essa pode ser a realidade nos próximos meses, se não mais. Essa transformação de substituir conversas cara a cara pela tecnologia digital requer um conjunto totalmente diferente de habilidades de comunicação.
Para sermos eficazes no relacionamento com clientes, colegas, adversários e membros do judiciário que não estão mais disponíveis pessoalmente, todos devemos aprender a ser estrelas de vídeo.
Cerca de 93% de toda a comunicação é não verbal. Dicas silenciosas, como linguagem corporal, gestos e expressões faciais transmitem significado e intenções, que são mais difíceis de transmitir quando você é o único fisicamente na sala. No entanto, usando as estratégias práticas a seguir, você pode levar suas comunicações remotas para o próximo nível enquanto permanece praticamente conectado ao mundo.
Embora a videoconferência via dispositivo móvel ou computador seja um bom substituto para conversas cara a cara, a tecnologia perde muito de seu impacto quando os participantes não usam suas câmeras de maneira eficiente. Algumas coisas a ter em mente:
Coloque uma nota ou lembrete, como uma foto ou desenho de um rosto, atrás da lente da câmera e fale com ele como faria com alguém em sua mesa ou do outro lado da mesa. Mas lembre-se de que seus ouvintes podem não entendê-lo tão bem quanto se você estiver na mesma sala com eles.
Tente não fechar os olhos ou colocar a mão, papéis, lápis ou qualquer outra coisa na frente do seu rosto enquanto estiver falando.
Quando os outros estiverem falando, olhe para a tela e observe as informações verbais e não verbais que eles estão comunicando. Lembre-se de que seus ouvintes ainda o verão em tempo real; portanto, fique atento às suas expressões faciais quando os outros estiverem falando. Seu rosto está preenchendo as telas deles, então tente parecer confiante. Considere também como você está reagindo ao que eles estão dizendo e lembre-se de que suas expressões são amplificadas quando seu rosto ocupa a tela ou é enquadrado em uma caixa.
Controlar o ambiente físico
Luzes gritantes e ruído de fundo podem fazer parte de qualquer ambiente, e as pessoas perdoam, mas isso ainda é um negócio, e é importante criar um ambiente profissional.
Feche todos os aplicativos abertos no seu computador e silencie ou desative todas as notificações antes de iniciar suas conversas remotas. Se você deseja compartilhar documentos no seu computador durante a conferência, verifique se não há nada aberto na área de trabalho que não deva ser visualizado por outras pessoas.
Compartilhar verbalmente fatos e emoções sem pistas visuais fornece menos informações aos cérebros dos ouvintes do que eles estão acostumados. Isso torna essencial colocar energia e entusiasmo genuínos em sua voz, a fim de comunicar suas principais mensagens. Enuncie claramente e module a intensidade do que você está dizendo, variando a intensidade, o tom e o tom do seu discurso para envolver seus ouvintes.
Considere seus anfitriões favoritos de rádio ou podcast. Mesmo que você não os veja, é provável que você os visualize enquanto os ouve. Observe como eles usam suas vozes para tornar as informações mais interessantes e memoráveis para seus públicos.
Você já investiu tempo, pensamento e consideração nesse relacionamento comercial. Agora não é hora de agir de maneira casual.
A tecnologia nem sempre funciona como esperado, especialmente quando os sistemas estão sendo executados até o limite, como atualmente. Tenha um plano de backup pronto, mesmo que seja apenas uma discagem à moda antiga para uma linha de chamada em conferência. É melhor manter a conversa e o trabalho avançando do que reagendar todos os envolvidos.
Lembre-se de que nem todos os participantes estarão totalmente à vontade ou familiarizados em como usar as tecnologias de reunião remota. Considere fornecer instruções a todos os convidados sobre como acessar a reunião com o convite inicial e tenha paciência com aqueles que possam estar tendo dificuldades técnicas. Você também pode agendar uma avaliação com a tecnologia antes da chamada agendada.
E, finalmente, se o inevitável acontecer, o cachorro pula no seu colo ou sua criança de 4 anos anuncia em voz alta que tem que ir ao banheiro, ser de bom humor. Somos todos humanos e, no novo normal, todos podem se relacionar.
(Com informações de Jamie Moss /Law.com)
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