Como exercer advocacia remotamente sem parecer remoto

Dicas e estratégias para se comunicar efetivamente a partir do seu escritório em casa durante a crise do novo coronavírus (Covid-19)

Em poucas semanas, a pandemia do novo Coronavírus (Covid-19) transformou o trabalho externo de “agradável de ter” para “necessário” – e essa pode ser a realidade nos próximos meses, se não mais. Essa transformação de substituir conversas cara a cara pela tecnologia digital requer um conjunto totalmente diferente de habilidades de comunicação.

Para sermos eficazes no relacionamento com clientes, colegas, adversários e membros do judiciário que não estão mais disponíveis pessoalmente, todos devemos aprender a ser estrelas de vídeo.

Cerca de 93% de toda a comunicação é não verbal. Dicas silenciosas, como linguagem corporal, gestos e expressões faciais transmitem significado e intenções, que são mais difíceis de transmitir quando você é o único fisicamente na sala. No entanto, usando as estratégias práticas a seguir, você pode levar suas comunicações remotas para o próximo nível enquanto permanece praticamente conectado ao mundo.

Olhe para a sua câmera

Embora a videoconferência via dispositivo móvel ou computador seja um bom substituto para conversas cara a cara, a tecnologia perde muito de seu impacto quando os participantes não usam suas câmeras de maneira eficiente. Algumas coisas a ter em mente:

• • • • • Fazer e manter contato visual acontece através da lente da câmera e não através da tela.
        • Olhar para baixo, olhar pela janela, verificar e-mails recebidos, olhar para anotações ou focar sua atenção em qualquer lugar, exceto diretamente na câmera, contribui para o tédio do ouvinte, para o desinteresse e para a comunicação e pode ser considerado um insulto.
        • Ajuste a tela antes de conectar-se para garantir a máxima visibilidade do seu rosto; esteja sempre ciente de onde sua câmera está focada e o que os outros na chamada estão vendo.
        • Tente fazer chamadas em pé sempre que possível. Sua voz terá mais tom, profundidade e amplitude se você estiver em pé e em movimento, e os gestos e a linguagem corporal chegarão a você com mais naturalidade, tornando a sua comunicação real mais interessante.

Coloque uma nota ou lembrete, como uma foto ou desenho de um rosto, atrás da lente da câmera e fale com ele como faria com alguém em sua mesa ou do outro lado da mesa. Mas lembre-se de que seus ouvintes podem não entendê-lo tão bem quanto se você estiver na mesma sala com eles.

Tente não fechar os olhos ou colocar a mão, papéis, lápis ou qualquer outra coisa na frente do seu rosto enquanto estiver falando.

Assista sua tela

Quando os outros estiverem falando, olhe para a tela e observe as informações verbais e não verbais que eles estão comunicando. Lembre-se de que seus ouvintes ainda o verão em tempo real; portanto, fique atento às suas expressões faciais quando os outros estiverem falando. Seu rosto está preenchendo as telas deles, então tente parecer confiante. Considere também como você está reagindo ao que eles estão dizendo e lembre-se de que suas expressões são amplificadas quando seu rosto ocupa a tela ou é enquadrado em uma caixa.

Controlar o ambiente físico

Luzes gritantes e ruído de fundo podem fazer parte de qualquer ambiente, e as pessoas perdoam, mas isso ainda é um negócio, e é importante criar um ambiente profissional.

• • • • • Antes da videoconferência, avalie as condições de som e iluminação. Ajuste a iluminação para que seu rosto fique totalmente iluminado e verifique se não há luzes ou reflexos brilhantes na câmera em segundo plano.
        • Verifique se não há distrações visuais ou objetos pessoais estranhos à sua comunicação em segundo plano. Uma planta cresce da sua cabeça da perspectiva do espectador? Mantenha o que está por trás de você com uma aparência muito organizada e profissional. Um fundo neutro é recomendado.
        • A iluminação é uma das considerações mais importantes quando você está em uma webcam. Como seu rosto precisa estar iluminado (não a parte de trás da cabeça), a iluminação deve vir da frente. Luz suave e indireta é a melhor. Utilize a luz solar natural voltada para o seu rosto ou invista em uma pequena luz portátil – existem muitas opções online. Evite superfícies brilhantes e contraluz nas janelas, que podem danificar sua imagem.
        • Evite usar roupas estampadas; cores sólidas são sempre preferíveis para entrevistas na câmera. Lembre-se, esta é uma reunião de negócios, então se vista.
        • Quando a comunicação começar, pergunte se todos os participantes podem ouvir o que está sendo dito por você e outras pessoas. Se necessário, reconecte ou disque para garantir uma conexão sem problemas.
        • Desligue músicas, televisões, ventiladores, aparelhos de ar condicionado ou aquecedores, aparelhos de ruído branco ou qualquer outro dispositivo que produza um som perceptível. Peça a todos os participantes que façam o mesmo.
        • Explique como os participantes podem usar a função de mudo se precisarem impedir que outros participantes ouçam sons que possam estar vindo de sua localização. Verifique se eles também sabem como ativar o som quando desejam contribuir ainda mais para a ligação.
        • Se possível, use um fone de ouvido em vez de um viva-voz para manter as mãos livres e garantir uma boa qualidade de voz. Use a melhor conexão de áudio que você possui, seja o telefone ou o microfone do computador.
        • Preveja as interrupções que possam surgir, como latidos de cães, campainhas, crianças curiosas e outros sons do ambiente doméstico, e tente controlar a ocorrência deles durante a comunicação. Coloque uma placa na sua porta para informar os membros da família quando você estiver conduzindo uma vídeo chamada e discuta as expectativas que você tem por eles durante esses eventos.

Prepare o seu computador

Feche todos os aplicativos abertos no seu computador e silencie ou desative todas as notificações antes de iniciar suas conversas remotas. Se você deseja compartilhar documentos no seu computador durante a conferência, verifique se não há nada aberto na área de trabalho que não deva ser visualizado por outras pessoas.

Use sua voz com atenção

Compartilhar verbalmente fatos e emoções sem pistas visuais fornece menos informações aos cérebros dos ouvintes do que eles estão acostumados. Isso torna essencial colocar energia e entusiasmo genuínos em sua voz, a fim de comunicar suas principais mensagens. Enuncie claramente e module a intensidade do que você está dizendo, variando a intensidade, o tom e o tom do seu discurso para envolver seus ouvintes.

Considere seus anfitriões favoritos de rádio ou podcast. Mesmo que você não os veja, é provável que você os visualize enquanto os ouve. Observe como eles usam suas vozes para tornar as informações mais interessantes e memoráveis ​​para seus públicos.

Crie confiança e relacionamentos

Você já investiu tempo, pensamento e consideração nesse relacionamento comercial. Agora não é hora de agir de maneira casual.

• • • • • Pare de tempos em tempos para avaliar se você está comunicando o que pretende. Faça perguntas para garantir feedback. Incentive os outros participantes a falar honestamente, contribuir com a conversa e garantir que eles tenham tempo para responder.
        • Esteja atento a sinais de que outras pessoas na chamada estão se distraindo ou se desmotivando. Lembre-se de que hoje os participantes de videoconferências provavelmente estão realizando negócios em casa. Eles podem estar enfrentando tensões novas ou incomuns da pandemia, incluindo experiências pessoais ou familiares com o vírus.
        • Seja genuíno e totalmente presente. Reconheça os desafios na condução dos negócios como de costume, nessas circunstâncias. Faça pausas e programe as comunicações de acompanhamento, conforme necessário, em resposta a interrupções imprevistas ou circunstâncias familiares.

A tecnologia nem sempre funciona como esperado, especialmente quando os sistemas estão sendo executados até o limite, como atualmente. Tenha um plano de backup pronto, mesmo que seja apenas uma discagem à moda antiga para uma linha de chamada em conferência. É melhor manter a conversa e o trabalho avançando do que reagendar todos os envolvidos.

Lembre-se de que nem todos os participantes estarão totalmente à vontade ou familiarizados em como usar as tecnologias de reunião remota. Considere fornecer instruções a todos os convidados sobre como acessar a reunião com o convite inicial e tenha paciência com aqueles que possam estar tendo dificuldades técnicas. Você também pode agendar uma avaliação com a tecnologia antes da chamada agendada.

E, finalmente, se o inevitável acontecer, o cachorro pula no seu colo ou sua criança de 4 anos anuncia em voz alta que tem que ir ao banheiro, ser de bom humor. Somos todos humanos e, no novo normal, todos podem se relacionar.

 (Com informações de Jamie Moss /Law.com)