A opção pela assinatura digital substitui idas ao cartório, porém carece de planejamento para ser devidamente implementada
Muito útil antes da pandemia do novo Coronavírus (Covid-19) sequer existir, ela se tornou indispensável em tempos de distanciamento social. Saber como fazer assinatura digital tem proporcionado, quando bem realizado, confiabilidade, agilidade e segurança para os envolvidos.
Este recurso facilitador da atualidade permite que um usuário comprove a sua identidade na Rede Mundial de Computadores, garantindo a autenticidade necessária para assinar documentos eletrônicos e/ou navegar em sítios virtuais.
Na teoria, seu funcionamento é muito simples. Porém, na hora de implementar, se não forem respeitados alguns critérios, a segurança ficará comprometida - e poderá prejudicar empresas e indivíduos.
Planeje-se e descubra como fazer assinatura digital sem erros para evitar problemas:
Não confunda assinatura digital com assinatura eletrônica
As duas possuem validade jurídica, porém, são formas de autenticação separadas e usadas para finalidades distintas.
O termo assinatura eletrônica compreende qualquer forma de autenticação por meios eletrônicos - como acesso via login e senha, reconhecimento biométrico, entre outras.
A assinatura digital está contida neste universo, tratando-se de um tipo específico de assinatura eletrônica que necessita de certificado digital. Ela confere às assinaturas dos documentos a mesma segurança e validade jurídica de uma assinatura em um documento físico autenticado em cartório.
Certificado digital é o primeiro passo
O processo de implementação de assinaturas digitais exige certificados digitais, sejam eles auto-emitidos ou recebidos de uma Autoridade Certificadora formal - o equivalente ao órgão expedidor de um RG digital. Nele estarão presentes todas as informações sobre o indivíduo ou empresa que permitam o seu reconhecimento.
A obtenção do certificado digital deve ser realizada apenas em empresas credenciadas na ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras) para que tenha ampla aceitação em território brasileiro e em outros países que reconhecem a validade da ICP-Brasil em razão de convênios internacionais firmados pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) com entidades/órgãos de outros países como os que integram o Mercosul.
Toda a documentação solicitada deve ser apresentada à Autoridade de Registro e, uma vez validada, o usuário receberá um Cartão Inteligente (Smart Card) ou Token criptográfico para instalação. Isso permitirá começar a fazer assinaturas digitais.
Confira a raiz do certificado da assinatura digital
Os certificados digitais criados pelas próprias empresas, que não sejam Autoridades Certificadoras (ACs) não são reconhecidos na hora de efetuar a validação externa, pois são criadas fora da estrutura da ICP-Brasil. Porém, internamente, eles costumam aumentar a segurança da organização.
É preciso conferir, na validação da assinatura digital, se o certificado emitido é aceito pelo terceiro, ou seja, se vem de uma raiz considerada confiável.
Estabeleça uma comunicação de dados segura
Devido à necessidade do certificado digital, é preciso que o domínio do remetente seja marcado como seguro, ou seja, tenha o certificado SSL (HTTPS).
Porém, não basta ter o certificado digital. Também é preciso optar por serviços que oferecem garantias de confiabilidade dos dados, e geralmente eles são pagos.
Utilize serviços que suportem o volume de assinaturas
É essencial ter conhecimento da demanda de assinaturas que o indivíduo ou a empresa comumente apresenta para que a escolha da solução de assinatura digital seja adequada.
O software deve suportar o montante de assinaturas que será feito.
Indivíduos, micro e pequenas empresas provavelmente terão uma necessidade reduzida no volume de assinatura digitais, enquanto que empresas grandes ou que atuam em setores como hospitalar ou jurídico, demandam mais.
Ofereça treinamentos para os usuários da assinatura digital
O trabalho de conscientização dos colaboradores que utilizam a assinatura digital é essencial. A partir de treinamentos, é possível esclarecer quando é apropriado usar o recurso para fazer as validações necessárias de forma segura e eficiente.
Os treinamentos também são importantes para os administradores, que vão emitir e revogar os certificados para esse tipo de assinatura.
Dificuldades com a navegação
É comum que, ao realizar a assinatura digital de um documento eletrônico, o navegador retorne com erros.
Há ações simples, que o próprio usuário pode realizar, para tentar concluir o procedimento. É possível apagar o histórico de navegação, cookies e arquivos temporários, desativar o bloqueador de pop-up e limpar o cache.
Se o erro não for solucionado, o administrador deve investigar outros erros, como revogação ou expiração do certificado digital, falha na conexão com o servidor, entre outros.
A assinatura digital só é concluída quando o processo estiver seguro de ponta a ponta.
Considere a localidade do usuário
Graças à assinatura digital, é possível que indivíduos e empresas estejam em diferentes localidades - inclusive do mundo - e, ainda assim, possam assinar documentos com valor jurídico.
Para que a assinatura funcione, no entanto, é preciso ter parceiros que ofereçam o recurso de forma ampla, com atenção especial à certificação digital, que não é adotada em todos os países.
Por outro lado, países como Estados Unidos da América (EUA), Índia, México, Arábia Saudita, e os que compõem a União Europeia estão à frente do Brasil no uso da tecnologia. A Estônia é o grande case de sucesso do formato.
Não esqueça do mobile
Considere as necessidades de quem usa o recurso mobile.
O smartphone e o tablet também são compatíveis com um certificado digital, permitindo o uso da assinatura digital por aqueles que estão sem acesso a um desktop ou notebook, mas estão sempre com um aparelho celular ao alcance das mãos.
Atualmente estão disponíveis certificados digitais que utilizam hospedagem em nuvem como o NeoId da Autoridade Certificadora Serpro.
Não espere redução de custos imediata
Dependendo da Autoridade Certificadora (AC), da modalidade do certificado digital e do período do contrato adquirido para utilizar a assinatura digital, o investimento total pode chegar a algumas centenas de reais.
Apesar de não ser um valor expressivo em relação ao custo-benefício, pode ser considerável para micro e pequenas empresas.
Porém, em questão de semanas ou meses a desmaterialização dos documentos reduzirá outros custos operacionais. É o caso de materiais de escritório, deslocamentos, transportadoras e, principalmente, despesas em cartório, que desaparecerão para sempre.
Use, de fato, a assinatura digital
Aderir ao hábito de utilizar a assinatura digital é benéfico, uma vez que ela garante a segurança digital dos usuários e de empresas, independente de requisitos regulatórios.
A assinatura digital é usada para identificar que você foi o responsável por firmar determinado documento e, assim como quando assinamos um cheque, tem o valor de verificação de que apenas você - uma fonte confiável - o assinou, diminuindo o risco de modificações.
*Artigo escrito em co-autoria com Carolina Peres.
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