Muito útil antes da pandemia do novo Coronavírus (Covid-19) sequer existir, ela se tornou indispensável em tempos de distanciamento social. Saber como fazer assinatura digital tem proporcionado, quando bem realizado, confiabilidade, agilidade e segurança para os envolvidos.
Este recurso facilitador da atualidade permite que um usuário comprove a sua identidade na Rede Mundial de Computadores, garantindo a autenticidade necessária para assinar documentos eletrônicos e/ou navegar em sítios virtuais.
Na teoria, seu funcionamento é muito simples. Porém, na hora de implementar, se não forem respeitados alguns critérios, a segurança ficará comprometida - e poderá prejudicar empresas e indivíduos.
Planeje-se e descubra como fazer assinatura digital sem erros para evitar problemas:
As duas possuem validade jurídica, porém, são formas de autenticação separadas e usadas para finalidades distintas.
O termo assinatura eletrônica compreende qualquer forma de autenticação por meios eletrônicos - como acesso via login e senha, reconhecimento biométrico, entre outras.
A assinatura digital está contida neste universo, tratando-se de um tipo específico de assinatura eletrônica que necessita de certificado digital. Ela confere às assinaturas dos documentos a mesma segurança e validade jurídica de uma assinatura em um documento físico autenticado em cartório.
O processo de implementação de assinaturas digitais exige certificados digitais, sejam eles auto-emitidos ou recebidos de uma Autoridade Certificadora formal - o equivalente ao órgão expedidor de um RG digital. Nele estarão presentes todas as informações sobre o indivíduo ou empresa que permitam o seu reconhecimento.
A obtenção do certificado digital deve ser realizada apenas em empresas credenciadas na ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras) para que tenha ampla aceitação em território brasileiro e em outros países que reconhecem a validade da ICP-Brasil em razão de convênios internacionais firmados pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) com entidades/órgãos de outros países como os que integram o Mercosul.
Toda a documentação solicitada deve ser apresentada à Autoridade de Registro e, uma vez validada, o usuário receberá um Cartão Inteligente (Smart Card) ou Token criptográfico para instalação. Isso permitirá começar a fazer assinaturas digitais.
Os certificados digitais criados pelas próprias empresas, que não sejam Autoridades Certificadoras (ACs) não são reconhecidos na hora de efetuar a validação externa, pois são criadas fora da estrutura da ICP-Brasil. Porém, internamente, eles costumam aumentar a segurança da organização.
É preciso conferir, na validação da assinatura digital, se o certificado emitido é aceito pelo terceiro, ou seja, se vem de uma raiz considerada confiável.
Devido à necessidade do certificado digital, é preciso que o domínio do remetente seja marcado como seguro, ou seja, tenha o certificado SSL (HTTPS).
Porém, não basta ter o certificado digital. Também é preciso optar por serviços que oferecem garantias de confiabilidade dos dados, e geralmente eles são pagos.
É essencial ter conhecimento da demanda de assinaturas que o indivíduo ou a empresa comumente apresenta para que a escolha da solução de assinatura digital seja adequada.
O software deve suportar o montante de assinaturas que será feito.
Indivíduos, micro e pequenas empresas provavelmente terão uma necessidade reduzida no volume de assinatura digitais, enquanto que empresas grandes ou que atuam em setores como hospitalar ou jurídico, demandam mais.
O trabalho de conscientização dos colaboradores que utilizam a assinatura digital é essencial. A partir de treinamentos, é possível esclarecer quando é apropriado usar o recurso para fazer as validações necessárias de forma segura e eficiente.
Os treinamentos também são importantes para os administradores, que vão emitir e revogar os certificados para esse tipo de assinatura.
É comum que, ao realizar a assinatura digital de um documento eletrônico, o navegador retorne com erros.
Há ações simples, que o próprio usuário pode realizar, para tentar concluir o procedimento. É possível apagar o histórico de navegação, cookies e arquivos temporários, desativar o bloqueador de pop-up e limpar o cache.
Se o erro não for solucionado, o administrador deve investigar outros erros, como revogação ou expiração do certificado digital, falha na conexão com o servidor, entre outros.
A assinatura digital só é concluída quando o processo estiver seguro de ponta a ponta.
Graças à assinatura digital, é possível que indivíduos e empresas estejam em diferentes localidades - inclusive do mundo - e, ainda assim, possam assinar documentos com valor jurídico.
Para que a assinatura funcione, no entanto, é preciso ter parceiros que ofereçam o recurso de forma ampla, com atenção especial à certificação digital, que não é adotada em todos os países.
Por outro lado, países como Estados Unidos da América (EUA), Índia, México, Arábia Saudita, e os que compõem a União Europeia estão à frente do Brasil no uso da tecnologia. A Estônia é o grande case de sucesso do formato.
Considere as necessidades de quem usa o recurso mobile.
O smartphone e o tablet também são compatíveis com um certificado digital, permitindo o uso da assinatura digital por aqueles que estão sem acesso a um desktop ou notebook, mas estão sempre com um aparelho celular ao alcance das mãos.
Atualmente estão disponíveis certificados digitais que utilizam hospedagem em nuvem como o NeoId da Autoridade Certificadora Serpro.
Dependendo da Autoridade Certificadora (AC), da modalidade do certificado digital e do período do contrato adquirido para utilizar a assinatura digital, o investimento total pode chegar a algumas centenas de reais.
Apesar de não ser um valor expressivo em relação ao custo-benefício, pode ser considerável para micro e pequenas empresas.
Porém, em questão de semanas ou meses a desmaterialização dos documentos reduzirá outros custos operacionais. É o caso de materiais de escritório, deslocamentos, transportadoras e, principalmente, despesas em cartório, que desaparecerão para sempre.
Aderir ao hábito de utilizar a assinatura digital é benéfico, uma vez que ela garante a segurança digital dos usuários e de empresas, independente de requisitos regulatórios.
A assinatura digital é usada para identificar que você foi o responsável por firmar determinado documento e, assim como quando assinamos um cheque, tem o valor de verificação de que apenas você - uma fonte confiável - o assinou, diminuindo o risco de modificações.
*Artigo escrito em co-autoria com Carolina Peres.
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