Saiba o que é uma assinatura eletrônica
O uso de assinaturas eletrônicas para aprovar e assinar documentos eletrônicos está crescendo de maneira vertiginosa e se tornando, portanto, uma prática comum.
Pessoas jurídicas e físicas estão eliminando, portanto, o processo demorado de impressão, assinatura manual e digitalização de documentos. Ao invés de realizar todos estes procedimentos, eles adicionam suas assinaturas eletrônicas diretamente nos documentos com apenas alguns cliques.
No entanto, a rápida adoção de assinaturas eletrônicas levanta algumas questões.
O que exatamente é uma assinatura eletrônica?
Uma assinatura eletrônica difere de uma assinatura digital?
Quais são as melhores ferramentas para adotar um processo de assinatura eletrônica?
Neste texto, responderemos rapidamente a essas perguntas e em breve você terá um entendimento completo do que são assinaturas eletrônicas, como elas funcionam e como usá-las.
O que é uma assinatura eletrônica?
Uma assinatura eletrônica é qualquer marca digital afixada no final de um documento – uma cotação, contrato, proposta, fatura etc. – para significar aprovação. Essa marca digital pode ser uma imagem, texto digitado à mão ou até manuscrita usando uma tela de toque (touch screen).
Sempre que você assina um documento eletrônico em uma tela de toque ou insere uma imagem digitalizada da sua assinatura em um documento, está fazendo uma assinatura eletrônica. Atualmente, muitas propostas e contratos são criados usando um software específico que permite que os remetentes adicionem campos de assinatura aos documentos e, ainda, permite que os destinatários assinem facilmente os documentos.
Nem todas as assinaturas eletrônicas oferecem o mesmo nível de segurança. Uma imagem de uma assinatura inserida em um documento do Microsoft Word, por exemplo, não possui nenhuma segurança.
No entanto, quando uma assinatura eletrônica é criada usando um aplicativo como o Juristas Signer a mesma é segura, pois gera automaticamente um manifesto de assinaturas contendo a hora e a data em que a assinatura foi concluída, bem como o IP (Internet Protocol), localização GPS e se foi confirmada a assinatura por SMS ou Google Authenticator.
Em outras palavras, uma assinatura eletrônica (E-Signature) é uma versão eletrônica de uma assinatura tradicional de caneta e tinta. Uma assinatura eletrônica fornece o mesmo compromisso legal que uma assinatura manuscrita se atender a esses critérios:
Intenção de assinar – o signatário pretende verificar sua identidade.
Consentimento em negociar eletronicamente – o signatário concordou em negociar eletronicamente.
Associação da assinatura ao registro – o sistema usado para capturar a assinatura eletrônica pode verificar o processo pelo qual a assinatura foi criada.
Retenção de registro – a assinatura eletrônica é armazenada pelo tempo necessário para que possa ser referenciada por todas as partes interessadas.
Qual é a diferença entre assinaturas eletrônicas e digitais?
Muitas pessoas confundem os termos “assinatura eletrônica” e “assinatura digital” pensando que são a mesma coisa quando, na verdade, não são.
As assinaturas digitais são complexas e são um tipo altamente seguro de assinatura eletrônica avançada. O uso de assinaturas digitais requer software específico e o beneficiário deve obter um certificado digital de uma organização credenciada denominada “Autoridade Certificadora”. Eles também devem primeiro confirmar a sua identidade antes de emitir o seu certificado digital.
Resumidamente, uma vez que um indivíduo obtém um certificado digital (armazenado em seu computador ou em mídias criptográficas como token e smart cards) para assinar digitalmente, pode adicionar um formato criptografado ao documento que está sendo assinado. Essa “chave” criptografada é então verificada em uma “chave” pública. Existem vários níveis de criptografia envolvidos, incluindo a criação de um documento eletrônico criptografado, e o sistema é sustentado por uma tecnologia chamada PKI (Public Key Infrastructure).
Validade jurídica das assinaturas eletrônicas
A assinatura eletrônica está prevista no artigo 10 § 2 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, conhecida como ICP-Brasil.
O artigo 10 § 2 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 assim dispõe:
“O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”
O disposto no Parágrafo 2o. da MP 2200-2/2001 quer dizer que os certificados digitais ICP-Brasil são um dos meios para comprovação de autoria e integridade, no entanto, permite que outros meios eletrônicos de comprovação de autoria e integridade em forma eletrônica sejam utilizados com plena validade jurídica no Brasil, desde que aceito pelas partes signatárias como válido. Em outras palavras, a assinatura eletrônica tem plena validade jurídica se as partes admitirem o uso de outros meios diversos da certificação digital ICP-Brasil.
Quais são os benefícios e utilidades das assinaturas eletrônicas?
As assinaturas eletrônicas têm validade jurídica e podem ser utilizadas em quase todos os países industrializados do mundo.
Este tipo de assinatura acelera todas as transações e processos fazendo com que os destinatários assinem documentos.
Ademais, o uso de assinaturas eletrônicas ajuda a reduzir os gastos com papel, tinta e postagem, o que significa grande economia de custos.
Tais assinaturas podem ser utilizadas para assinar contratos, recibos, declarações, propostas, cotações, acordos, etc.
Conclusão
As assinaturas eletrônicas estão aqui para ficar. Empresas de todos os tamanhos compreendem os benefícios de economia de tempo ao usá-los. A grande questão é se eles devem ou não optar pela funcionalidade simples de documentos PDF e Word ou por uma solução abrangente de assinatura eletrônica.
Os aplicativos “inteligentes” têm uma variedade de recursos que os tornam preferíveis às ferramentas básicas. Esses aplicativos fornecem proteção extra para assinaturas eletrônicas simples, permitem que as empresas aproveitem as assinaturas eletrônicas facilmente e vêm com ferramentas de rastreamento e armazenamento. Além disso, eles se integram perfeitamente à sua rotina de tecnologia existente.
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(Com informações da TechTarget, Juristas, PandaDoc e Adobe)
