Cinco motivos para usar assinatura digital em contratos

5 motivos para usar assinatura digital em contratos

Em sua obra jurídica O Contrato, o jurista italiano Enzo Roppo descreve contratos como documentos que operacionalizam a circulação de riquezas, logo são quase sinônimos de operação econômica, no entanto, com uma acepção mais ampla.

A definição de contrato remonta ao período clássico romano (direito romano). De lá para cá, muita coisa evoluiu.

O contrato moderno constitui em um acordo entre partes que, por meio de sua manifestação externa, já inicia a gerar consequências jurídicas, enquanto que no direito romano considerava como vinculante tão somente os acordos que fossem dotados de causa civilis — ou seja, um fundamento jurídico.

A causa civilis eleva, portanto, o ato jurídico bilateral comum, como os pactos, a um contractus, disponibilizando às partes a actio correspondente.

Nos dias atuais, requer-se muito mais agilidade e segurança para estes tipos de documentos, e uma forma fácil de alcançar estes e outros objetivos é com a adoção da assinatura digital em contratos eletrônicos.

Por meio da tecnologia denominada de certificação digital, é possível firmar documentos importantes de forma ainda mais segura do que o modo manuscrito com caneta, por exemplo.

Cada assinatura digital está associada a um certificado digital válido e contém dados do assinante cifrados, diminuindo substancialmente a possibilidade fraudes.

Elenca-se neste artigo 5 (cinco) motivos pelos quais utilizar assinatura digital em contratos eletrônicos e garantir documentos virtuais mais práticos e seguros.

Ganhe tempo assinando contratos com certificação digital

Há a possibilidade de reduzir muito tempo de trabalho com a adoção da assinatura digital em contratos. Ao trabalhar com documentos e assinaturas digitais, não é mais necessário passar o documento de mão em mão entre todos os assinantes.

Assim, a assinatura de um documento ou contrato pode ser concluída em poucos minutos, mesmo com diversas partes envolvidas em lugares distintos.

Tal ponto é totalmente vantajoso em uma empresa, por exemplo, quando a assinatura de um diretor e de outros colaboradores forem necessárias. Mas a grande valia é para a assinaturas que precisam ser colhidas de partes que residem em cidades, estados ou mesmo países diferentes.

Ao invés de gastar tempo e recursos com o envio de cópias físicas do documento para diversos locais, é possível colher a assinatura de todas as partes rapidamente por intermédio da Internet em ambiente virtual.

Redução de gastos

Contratos importantes podem ser formados por inúmeras páginas e várias vias. O dispêndio financeiro com papel e impressão desse grande volume de material é gigantesco.

Somam-se a isso os gastos com taxas e emolumentos de cartórios, traslados dos documentos e outros custos que muitas vezes não consideramos. Com a assinatura digital em contratos, todas estas despesas deixam de existir.

Mais sustentabilidade

O descarte do contrato em meio físico ainda tem um grande impacto negativo no meio-ambiente. A empresa ganha em sustentabilidade ao adotar documentos eletrônicos, pois não haverá mais que eliminar os papéis já que não mais existirão diante da desnecessidade de impressão dos contratos assinados digitalmente.

Usando a assinatura digital em contratos, quebra-se, portanto, o ciclo de gastos de madeira, água e energia para a produção do papel, que após o uso será jogado fora, gerando lixo.

Existe também a possibilidade, inclusive, da reversão em créditos de carbono para empresas que optem pela certificação digital para assinar seus documentos. Isso pode ser muito interessante para organizações que trabalham com processos industriais e demandam a assinatura de um alto número de documentos.

Segurança

Uma assinatura manuscrita pode ser facilmente falsificada / manipulada. Caso precise questionar a autenticidade de uma assinatura, o processo é caótico e demorado: precisa-se contratar um serviço de perícia grafotécnica e aguardar um laudo pericial que seja confiável.

No entanto, com o uso da assinatura digital em contratos por meio de certificação digital, garante-se que o assinante é mesmo aquela pessoa. Isso porque a tecnologia de certificação digital utilizada para esta finalidade leva consigo uma série de dados criptografados que indicam exatamente quem assinou o documento.

Juridicamente, um documento assinado digitalmente possui validade jurídica e tem como principais atributos o não-repúdio, a integridade, e a autenticidade, de acordo com a Medida Provisória No 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.

Eficiência na gestão dos documentos

Na atualidade já há diversos softwares capazes de fazer toda a gestão da coleta de assinatura digital em contratos com o uso de certificados digitais.

Com estes programas de computador, cria-se um fluxo para otimizar o tempo gasto para colher a assinatura digital de todos os envolvidos na operação. Como alguns documentos exigem uma ordem correta de assinaturas, estes aplicativos podem ajudar a organizar essa ordem, enviando o contrato para cada pessoa no momento certo de forma automática.

Essas ferramentas tecnológicas podem estar disponíveis na nuvem, incluindo o próprio certificado digital do assinante. Isso facilita ainda mais a coleta de diversas assinaturas digitais em um mesmo documento.

O BRy SCAD, por exemplo, é uma solução completa para empresas que necessitam gerenciar a coleta de assinaturas digitais.

Com o BRy SCAD, é possível criar fluxos de recolhimento de forma simples e adaptadas a diversos dispositivos digitais, como desktops, smartphones e tablets. Dessa forma, os colaboradores da empresa podem assinar facilmente seus documentos digitais, a qualquer hora e em qualquer lugar.

Dúvidas em certificação digital? Acesse o Fórum Juristas sobre Certificação Digital.