Advocacia remota: como gerenciar um time de advogados sem perder a produtividade

A advocacia remota é um modelo que representa uma série de vantagens. Hoje, advogados contam com inúmeros recursos que possibilitam levar o escritório para qualquer lugar. Contudo, apesar da praticidade e da flexibilidade da advocacia remota, criar um time produtivo e focado em resultados trabalhando à distância pode se tornar um desafio. Por isso, mais do que estrutura e ferramentas digitais, é essencial estabelecer processos e rotinas que oferecem suporte para o relacionamento entre os advogados. 

 A gestão do time, nesse modelo de trabalho, é conduzida de forma diferente do modelo presencial. É preciso criar alguns métodos e sistemas para que todos possam executar suas tarefas de forma focada e com poucas falhas. Para saber mais sobre a advocacia remota, não deixe de conferir.

Defina canais de comunicação para diferentes situações

Para se trabalhar de forma remota, sem perder a qualidade e a produtividade, é essencial manter uma boa comunicação. Atualmente, na advocacia remota, um dos maiores desafios dos profissionais é justamente gerenciar os diversos canais existentes. E-mail, WhatsApp, Telegram, programas de chat e até funcionalidades presentes em softwares jurídicos. O advogado tem à sua disposição uma série de canais. Porém, quando eles não são gerenciados de forma adequada, os problemas não tardam a surgir. 

 Um bom começo para qualquer time de advogados que atua remotamente é estabelecer regras para o uso de canais. Assim, urgências, por exemplo, devem ser tratadas por contato telefônico, ou WhatsApp/Telegram. Já discussões mais complexas, como uma questão relacionada à um cliente ou processo, devem ser documentadas por e-mail. Conversas informais e rápidas, que servem para alinhar a equipe ou mesmo integrar o time, podem ser feitas através do Slack. 

Ferramentas de vídeoconferência, como o Zoom ou Whereby, também podem ser utilizadas, porém, quando os demais canais não estão funcionando. As reuniões presenciais, em geral, consomem bastante tempo, por isso precisam ser avaliadas com cautela para não comprometer a produtividade. 

Hoje existem inúmeras ferramentas digitais para advogados que facilitam o dia a dia. Porém, especialmente no caso da comunicação, é essencial criar regras para o seu uso. Falhas podem gerar estresse, perdas de prazo, entre outros problemas. Assim, vale a pena alinhar com a equipe especificações sobre o uso dos canais. 

Estimule a documentação

Tarefas, processos, projetos e responsabilidades precisam ser documentados. Na advocacia remota, tudo o que envolve o funcionamento da equipe precisa ser registrado de alguma maneira. Lembre-se que nesse modelo de trabalho, não existe a possibilidade de passar na sala de um advogado para esclarecer uma questão sobre um caso ou um problema com um cliente. Assim, essas informações e dados precisam ser registrados para que todos aqueles que atuam estejam cientes do que está acontecendo. 

É importante que todas as dúvidas sobre o trabalho sejam esclarecidas e isso fique disponível para todos os interessados. 

Na advocacia remota, todos os membros do time precisam ter condições de fazer o seu trabalho de qualquer lugar e considerando a flexibilidade de suas agendas.

Uma boa dica para solucionar esse tipo de questão é ter um material voltado à dúvidas com acesso na nuvem. Ferramentas como o Google Drive, por exemplo, podem ser uma boa solução. 

Incentive o uso de vídeos para esclarecimentos

Muitos escritórios precisaram migrar para a advocacia remota durante a pandemia. E, em pouco tempo, perceberam que fazer reuniões por videoconferência para todos os assuntos internos torna a rotina algo insustentável. 

Um bom recurso para documentar informações internas e esclarecer aspectos mais complexos de casos ou informações sobre clientes são as ferramentas de vídeo. Por meio desse recurso, o advogado pode gravar uma apresentação e, assim, esclarecer inúmeros pontos de forma mais atrativa do que documentos escritos, por exemplo. 

Para assuntos e temas mais complexos, ou mesmo, questões que requerem explicações acerca de ferramentas, o vídeo é uma ótima forma. Uma boa ferramenta que pode ser adotada na advocacia remota é o Loom, que permite a gravação e o compartilhamento de vídeos. 

Invista em feedback

Uma das principais queixas dos advogados que não se adaptam ao modelo de trabalho remoto é a falta da troca profissional, que por sua vez, surge da convivência. De fato, quando um time de advogados é transferido para o ambiente remoto, a distância dificulta feedbacks que são essenciais para manter qualquer profissional motivado. 

Para solucionar isso, uma boa forma é eleger um advogado do escritório para cuidar das relações interpessoais e estimular o feedback entre os membros que trabalham em um mesmo caso, ou em uma mesma equipe. Esse feedback pode ser registrado em um formulário específico que será circulado entre as equipes em um determinado dia da semana. É possível usar tanto o Google Forms, quanto o Typeform para isso. 

Incentive a gestão de tempo entre os membros

Trabalhar em home office não é tão simples quanto parece. É preciso ter disciplina com os horários, foco, capacidade de automotivação, além de saber dizer não às diversas tentações presentes no ambiente. Uma das maiores dificuldades de quem muda para o trabalho remoto é justamente gerenciar o próprio tempo e até a si mesmo. Para os menos disciplinados esse modelo de trabalho pode sim se tornar um desafio.  

Uma boa forma de driblar isso na advocacia moderna é oferecer treinamentos com metodologias específicas para o cumprimento de tarefas. Uma das mais famosas é o GTD (abreviação de Get Things Done). Criada por David Allen, essa metodologia consiste em uma sistematização que facilita a execução de tarefas e elimina a procrastinação. De forma resumida, o processo descrito no GTD conta com cinco passos em que é necessário:

Capturar: Nessa etapa é essencial colocar no papel, ou em um documento digital, todas as ideias e questões que estão na cabeça e precisam ser resolvidas

Esclarecer: Nessa etapa existe uma triagem de todas as ideias que foram tiradas da cabeça. Nesse momento é preciso identificar as tarefas e separar aquelas que demandam ação ou não.

Organizar: Nesse momento, é preciso separar quais são as tarefas urgentes e as tarefas importantes que demandam mais atenção. O ideal é escolher um período para executar o GTD e fazer todo o processo, que pode ser diário, semanal ou mesmo mensal. Quanto mais curto o período, menores são as chances das tarefas se perderem. 

Refletir: Depois de executar, ou tentar executar as tarefas que estavam propostas, é necessário refletir sobre o que precisa ser refeito, revisto, delegado ou mesmo não se encaixa na rotina por algum motivo.

Engajar: Por último, o método propõe que as atividades sempre sejam realizadas com significado, ou seja, é importante ter a noção de prioridades e não se preocupar ou se distrair com outras questões. Esse momento serve para que você saiba que o que não está fazendo está sob controle.

De fato, para fazer a transição do trabalho presencial para o trabalho remoto, o advogado precisa implementar rotinas e investir em boas práticas para que o dia a dia funcione. 

Você já sabia como realizar o gerenciamento de um time de profissionais na advocacia remota? Confira também como funciona o modelo híbrido de trabalho na advocacia.

*Artigo escrito em coautoria com Helga Lutzoff Bevilacqua